W każdym nawet najmniejszym przedsiębiorstwie występują procesy biznesowe. To właśnie od sposobu ich funkcjonowania i zarządzania zależy to jak sprawnie działa firma. Dlatego też osoby zarządzające powinny zainteresować się optymalizacją procesów biznesowych oraz możliwościami jakie zapewnia to rozwiązanie. Podpowiadamy więc na czym ona polega i kiedy warto ją przeprowadzić.
Czym jest optymalizacja procesów biznesowych?
Optymalizacja procesów biznesowych to nic innego, jak dokładne przeanalizowanie ich i wyeliminowanie występujących w nich nieprawidłowości oraz wyeliminowanie marnotrawstw, które negatywnie wpływają na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Wymaga to więc holistycznego podejścia do działalności firmy, jednak dzięki temu możliwe jest między innymi:
- skrócenie czasu obiegu dokumentów w firmie,
- ograniczenie kosztów, poprzez redukcję zbędnych wydatków,
- wyeliminowanie błędów ludzkich,
- zyskanie większej elastyczności przedsiębiorstwa,
- zwiększenie konkurencyjności firmy na rynku,
- o wiele lepsze dostosowanie się firmy do potrzeb klientów.
Kiedy warto rozważyć przeprowadzenie optymalizacji procesów biznesowych w firmie?
Usprawnienia w firmie poprzez optymalizację procesów biznesowych warto rozważyć przede wszystkim w przypadku chęci obniżenia lub utrzymania kosztów funkcjonowania firmy. Należy jednak pamiętać, że rozwiązanie to umożliwia osiągnięcie różnorodnych celów. Wszystko zależy tak naprawdę wyłącznie od występujących w przedsiębiorstwie potrzeb. Przykładowo optymalizacja procesów biznesowych może mieć więc za zadanie:
- skrócenie czasu realizacji procesów,
- przygotowanie firmy do utworzenia nowego oddziału,
- uproszczenie struktury organizacyjnej,
- zwiększenie efektywności wykorzystywania zasobów ludzkich,
- przygotowanie firmy do wdrożenia RPA.
W jaki sposób odbywa się optymalizacja procesów biznesowych?
Przeprowadzenie optymalizacji procesów biznesowych przy wsparciu specjalistów takich jak firma Nova Praxis opiera się na 4 głównych elementach. Mapach procesów, pomiarze procesów, opracowaniu rekomendacji zmian zarówno w samych procesach, jak i na stanowiskach oraz wdrożeniu nowych rozwiązań i procedur, ale także w wsparcie w wyborze i wdrożeni odpowiednich systemów i narzędzi. Dzięki temu bazuje na twardych danych i pozwala uzyskać o wiele lepszy efekt, niż gdyby optymalizacja była przeprowadzana wyłącznie na podstawie mapy procesów lub tylko w oparciu o zakupiony program klasy ERP. W Polsce jest ok 15 wiodących dostawców systemów ERP, którzy oferują swoje rozwiązania dla firm klasy MSP i dużych przedsiębiorstw. Nie mniej jednak często zakup systemu ERP nie rozwiązuje problemu z jakim boryka się dana firma, bo nie do tego służy, dlatego my stawiamy na dogłębną analizą procesów i optymalizację procesów.