Zarządzanie dokumentacją pracowniczą to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa pracy, ale również kluczowy element skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi. Poprawne gromadzenie, przechowywanie oraz aktualizowanie informacji o pracownikach pozwala na efektywną organizację pracy oraz uniknięcie konsekwencji prawnych związanych z nieprzestrzeganiem obowiązków pracodawcy. W niniejszym artykule przedstawimy, jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą w firmie.
Czym jest dokumentacja pracownicza?
Dokumentacja pracownicza może przybierać różne formy, jednak najistotniejsze są trzy główne rodzaje dokumentów, które każdy pracodawca powinien posiadać. Są to akta osobowe pracowników, dokumentacja płacowa oraz ewidencja czasu pracy. Akta osobowe zawierają szczegółowe informacje na temat przebiegu zatrudnienia. Dokumentacja płacowa obejmuje informacje dotyczące wynagrodzeń i innych świadczeń, które przysługują pracownikowi. Ewidencja czasu pracy zawiera informacje o godzinach pracy, urlopach oraz ewentualnych przestojach w pracy.
Gromadzenie i aktualizowanie dokumentów pracowniczych
Pierwszym krokiem w procesie tworzenia dokumentacji pracowniczej jest zgromadzenie wszystkich potrzebnych dokumentów. Pracodawca lub współpracownik np. z biura rachunkowego na Bielanach, powinien zbierać i aktualizować informacje na bieżąco, zaczynając od momentu zatrudnienia pracownika. Do najważniejszych dokumentów, które należy zgromadzić w aktach osobowych, należą między innymi umowa o pracę, świadectwo pracy, CV oraz wszelkie zaświadczenia o ukończonych szkoleniach. W przypadku dokumentacji płacowej oraz ewidencji czasu pracy kluczowe jest rejestrowanie wszelkich zmian dotyczących wynagrodzeń, premii oraz urlopów.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w sposób uporządkowany. Zgodnie z przepisami prawa pracy, akta osobowe pracowników muszą być przechowywane przez 10 lat. W praktyce najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest tworzenie osobnych teczek dla każdego pracownika, zawierających wszystkie istotne dokumenty. Teczki te można przechowywać w odpowiednio zabezpieczonych szafach lub pomieszczeniach, aby zapewnić ochronę przed dostępem osób nieuprawnionych oraz potencjalnym zniszczeniem. Warto również rozważyć wprowadzenie elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej, którą oferują biura rachunkowe takie jak Auxilia. Taki sposób umożliwia łatwy dostęp do informacji oraz ułatwia aktualizowanie danych.